Phát hành văn bản đi

1. Mục đích

- Cho phép văn thư phát hành tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

2. Cách thực hiện

- Bước 1: Chọn Phát hành văn bản

- Bước 2: Hệ thống hiện thị giao diện phát hành văn bản đi và chọn tab “Nhận chuyển phát hành”

- Hệ thống hiển thị giao diện “Nhận chuyển phát hành”

• Chọn để phát hành văn bản
• Chọn để từ chối phát hành văn bản (hệ thống sẽ trả về cho người đồng ý phát hành)

Khi chọn phát hành văn bản hệ thống hiển thị giao diện như sau:

- Bước 3: Hệ thống tự điền các thông tin văn bản. Trong đó:

• Người nhập: hệ thống hiển thị ứng với tên người chuyển phát hành.

• Người phát hành: hệ thống hiển thị ứng với tên tài khoản người dùng truy cập.

• Phòng ban: hiển thị phòng ban mặc định theo cấu hình cá nhân (nếu người dùng thuộc nhiều phòng ban, người dùng có thể chọn lại phòng ban khác).

• Loại văn bản, sổ văn bản: nếu không có loại/ sổ văn bản phù hợp có thể chọn nút để thêm loại/ sổ văn bản hoặc vào chức năng quản trị danh mục chung để thêm.

• Số phát hành: bao gồm phần chuỗi và phần số. Phần chuỗi cho phép nhập số, chữ, (-), (_), (/) và dấu (.), tối đa 20 ký tự, phần số là số tối đa 5 chữ số. Phần số không được trùng nhau trong cùng 1 Sổ văn bản.

• Lĩnh vực: chọn , sau đó check chọn các lĩnh vực cho văn bản. Nếu không có lĩnh vực phù hợp có thể chọn nút để thêm lĩnh vực mới.

• Ngày phát hành: Hệ thống lấy mặc định ngày hiện tại (người dùng có thể chọn lại ngày khác)

• Ngày chuyển: hệ thống điền thông tin ngày người chuyển phát hành.

• Nhóm đơn vị/ nhóm cán bộ: Hỗ trợ người dùng chọn nhanh nhiều đơn vị/cán bộ được cấu hình nhóm theo từng đơn vị.

• Người nhận/ nơi nhận: Người dùng nhập thông tin đơn vị thì hệ thống sẽ sinh ra 1 văn bản cùng hệ thống và gửi đến tài khoản đơn vị, để xử lý được văn bản này thì đơn vị đó cần tiếp nhận trước khi xử lý. Người dùng nhập thông tin cán bộ, thì cán bộ đó sẽ nhận được 1 văn bản không số trong chức năng văn bản đã vào sổ.

Ghi chú: văn bản không số nhầm mục đích hỗ trợ các đơn vị có thể cho số và lưu sổ đơn vị, cán bộ nhận được văn bản không số muốn lưu sổ đơn vị cần thực hiện chuyển xử lý đến tài khoản đơn vị.

• Phạm vi phổ biến: Phạm vi phổ biến: chỉ cho phép hiệu chỉnh phạm vi phổ biến và gửi mail phổ biến tại bước của Lãnh đạo đơn vị, văn thư. Các mức độ phổ biến:

  o Tất cả: tất cả người dùng khi truy cập hệ thống có thể xem tra cứu văn bản này.

  o Trong nội bộ: tất cả người dùng trên hệ thống thuộc đơn vị có thể xem tra cứu văn bản này.

  o Người nhận: người nhận trên danh sách phổ biến có thể xem tra cứu văn bản này.

  o Không phổ biến

  o Gửi mail: chỉ gửi mail trong trường hợp phạm vi phổ biến là Trong đơn vị hoặc Người nhận (nội dung gởi mail do cán bộ quản trị quy định).

- Bước 4: Bấm chọn:

• : Hủy bỏ thao tác vừa nhập liệu.
• : Lưu nháp văn bản phát hành
• : phát hành văn bản